¡Damas y caballeros, bienvenidos! Un lunes de agosto, a las ocho y media de la mañana, suena el teléfono en una gestoría de Madrid. Nadie puede acceder al servidor de archivos. Doce personas con el trabajo parado. Y el informático de la casa, el único que sabe dónde está cada cosa, lleva cuatro días en la playa con el móvil apagado.
Esta escena la he visto más veces de las que me gustaría, y siempre termina con la misma frase al otro lado del teléfono: «es que no se nos había ocurrido que pudiera pasar».
Toda empresa acepta con naturalidad que el comercial se vaya de vacaciones, que la persona de administración esté de baja o que el jefe de almacén se coja una excedencia. Para esos puestos hay relevo, hay un protocolo y hay alguien que recoge el testigo. Con el departamento de informática, en cambio, se da por hecho que aguanta solo. Y aguanta, efectivamente, hasta el día que deja de aguantar.
El problema no es que tu técnico se vaya. Es que nadie ocupa su sitio
En las pymes esto se multiplica, porque el departamento de informática suele ser una sola persona. No hay compañero que sepa dónde está la contraseña del NAS, ni quién tiene contratado el dominio, ni por qué aquella máquina virtual no se puede apagar los jueves. Por eso conviene que las herramientas del negocio estén ordenadas y documentadas, empezando por las aplicaciones informáticas que todo emprendedor o pyme necesita: así a otra persona le resultará mucho más fácil cubrirte.
Todo eso vive en la cabeza de alguien que ahora mismo está en un avión. Y no está escrito en ningún sitio.
Lo que de verdad se para cuando no hay nadie
La gente imagina la ausencia del informático como «no poder arreglar una impresora». Ojalá fuera eso. Lo que se para de verdad es esto:
- Las copias de seguridad, que nadie está vigilando. Y una copia que falla en silencio durante tres semanas es exactamente lo mismo que no tener copia.
- Los avisos de seguridad, que llegan al correo de una persona que no lo está leyendo.
- Las altas y bajas de personal, con cuentas que se quedan abiertas cuando alguien se va y usuarios nuevos que no pueden empezar a trabajar.
- Los proveedores, que llaman para renovar un certificado o un dominio y no encuentran interlocutor.
- Y la más cara de todas: cualquier incidencia mediana se convierte en una parada de un día entero, porque no hay quien la resuelva en veinte minutos.
Ninguna de esas cosas sale en un informe. Todas cuestan dinero.
No es lo mismo una ausencia que ves venir que una que te cae encima
Conviene separar dos situaciones muy distintas, porque no se resuelven igual.
La ausencia planificada es la buena noticia disfrazada de problema. Unas vacaciones se saben en marzo, una excedencia se comunica con semanas de antelación, una baja por paternidad tiene fecha. Eso da margen para que alguien se siente con el técnico titular antes de que se vaya, recoja lo importante y se quede con el mapa de la casa.
La ausencia imprevista es la otra. Una baja médica que se alarga, una marcha repentina. Aquí no hay traspaso posible y el que llega tiene que reconstruir el rompecabezas desde cero, normalmente con la empresa ya parada y con prisa.
La diferencia entre una y otra, en horas de trabajo, es abismal. Y la mayoría de las empresas que me llaman lo hacen en la segunda situación, cuando lo barato habría sido llamar en la primera.
¿Y esto cómo se resuelve?
Se resuelve con lo que se llama soporte informático temporal: alguien de fuera que entra durante el tiempo que haga falta, sostiene lo que hay que sostener y se marcha cuando vuelve el titular. Sin contrato laboral, sin permanencias y sin montar un departamento nuevo.
No es consultoría, no es un proyecto y no viene nadie a cambiarte la forma de trabajar. Es mantener las luces encendidas mientras falta quien las enciende. Lo explico con más detalle en la página de soporte informático temporal.
Qué se puede delegar y qué no
Una cobertura temporal razonable cubre el día a día y la vigilancia: la atención a los usuarios, los servidores y las máquinas virtuales, las copias de seguridad, la red y los accesos remotos, y el ojo puesto en los avisos de seguridad.
Lo que no tiene sentido meter en una suplencia son los cambios estructurales. Si llevas dos años pensando en migrar el correo, una cobertura de tres semanas no es el momento. Eso se planifica aparte, con su tiempo y su prueba.
Y hay una cosa que no se delega nunca, por mucha confianza que haya: las contraseñas de administrador no se pasan por WhatsApp ni por correo. Se entregan con un gestor de contraseñas, con permisos temporales y revocables, y se cambian cuando la cobertura termina. Si alguien te propone lo contrario, desconfía.
El trabajo pesado se hace cuando la empresa duerme
Esto merece un apartado propio, porque casi nadie lo plantea así.
Las migraciones de servidor, las actualizaciones grandes, los cambios de infraestructura y las puestas en marcha tienen un problema común: mientras se hacen, la empresa no trabaja. Si eso ocurre un martes a las once de la mañana, estás parando a toda la plantilla.
Por eso este tipo de trabajos se hacen de noche, en fin de semana o en agosto. No es una manía de informático nocturno: es que el mejor momento para tocar los sistemas es cuando nadie los está usando. El lunes por la mañana la gente se sienta y todo funciona, y lo normal es que ni se enteren de que ha pasado algo.
Cómo puedo ayudarte si tienes una ausencia a la vista
Si tu técnico se va dentro de unas semanas, o si ya llevas días apagando fuegos sin él, lo primero no es contratar nada: es ver qué tienes montado y qué es lo que de verdad no puede pararse.
Trabajo con empresas de Madrid cubriendo vacaciones, bajas y periodos de refuerzo, y también hago las migraciones y actualizaciones fuera del horario laboral para que tu negocio no pierda ni una hora de trabajo.
Primera revisión orientativa gratuita
Me cuentas tu situación, le echo un vistazo a lo que tienes y te digo con franqueza si necesitas cobertura o no. Si no la necesitas, te lo diré igual. Puedes escribirme desde el formulario de contacto.
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Curiosidades finales
- La mayoría de los desastres que he visto no empezaron el día de la ausencia, sino tres semanas antes, con un aviso que nadie leyó.
- Casi siempre, lo primero que hay que hacer al entrar en una empresa sin técnico no es tocar un servidor: es averiguar qué hay. Muchas pymes no tienen ni una lista de sus propios sistemas.
- El documento más valioso que puede dejar un informático antes de irse de vacaciones cabe en dos folios: qué hay, dónde está y a quién se llama si falla.
- Y un clásico que nunca falla: el dominio y el certificado siempre caducan en el peor momento posible. Nunca un martes cualquiera.
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